De nos jours, l’installation d’une solution de gestion électronique des documents est devenue indispensable pour une entreprise, et cela quelle que soit la nature de son activité. Cette solution permet même de préserver et d’optimiser la performance d’une organisation. Toutefois, il faut savoir que la réussite du passage à la numérisation n’est pas forcément évidente si on ne prend pas les mesures nécessaires. En effet, cela doit se faire dans des bonnes conditions et plusieurs étapes sont donc à respecter

L’utilité d’une solution GED performante

De nos jours, la plupart des entreprises sont amenées à gérer une multitude de documents. La solution GED devient, ainsi, incontournable que ce soit dans le pôle administratif, comptabilité, ressources humaines ou même juridique. Comme la technologie offre une multitude de possibilités pour mieux gérer ces documents, il est d’abord nécessaire de savoir choisir l’outil qui s’adapte le mieux à vos besoins. Alfresco GED est une solution simple, pratique et efficace pour la création des expériences digitales hors du commun. Ce logiciel vous permet de bien gérer et de contrôler tous les contenus de votre entreprise. Disposant d’une fonction de recherche performante et puissante, le logiciel vous permet de trouver rapidement le document que vous recherchez. Il vous offre également la possibilité de regrouper vos documents selon leur nature et leur spécificité. Alfresco convient, par ailleurs, à tous les terminaux à votre disposition : tablette, smartphone ou ordinateur. Sa version standard est déjà performante, mais lorsqu’il est perfectionné, il devient encore plus puissant.

Comment réussir sa GED ?

Que vous optez pour Alfresco GED ou pour d’autres logiciels, la mise en place d’une solution GED exige le respect d’un certain nombre d’étapes importantes. Parmi ces étapes, nombreuses sont incontournables dont voici quelques exemples :

• L’identification de vos besoins :

C’est la première phase à ne pas négliger avant de vous lancer dans la mise en place d’une solution GED. Il convient, en effet, de bien cerner et de détailler les besoins de votre entreprise en réalisant un audit. Cela implique également la détermination des ressources nécessaires ainsi que l’évaluation des éléments de blocages. 

• L’implication des utilisateurs pour une appropriation totale de l’outil 

Autant que possible, impliquer les futurs utilisateurs du logiciel dans l’investissement de la mise en place de l’outil. En tant qu’utilisateurs permanents de l’outil, ils ont certainement leur mot à dire à propos de la solution GED. De cette manière, ils peuvent faire part de leurs contraintes et leurs besoins en termes de fonctionnalités ou de paramétrage du logiciel.  

• Optez pour un outil GED indémodable :

A plusieurs égards, la gestion des données, des informations et des documents de votre entreprise est considérée comme un axe stratégie majeur. Ainsi, le logiciel que vous allez mettre en place doit répondre à un besoin évolutif. Par conséquent, il est important d’opter pour un outil capable de suivre la stratégie de votre entreprise ainsi qu’à l’évolution de tous vos projets. Pour cela, vous êtes amenés à vous poser les bonnes questions comme : les fonctionnalités de l’outil répondent-elles aux contraintes de votre activité de demain ?